Izdano:
NOVEMBER DECEMBER 1998

stran 55

Učinkovito predstavljanje predlogov

Ste se kdaj vprašali, zakaj je tako malo idej realiziranih v praksi? Udeleženci mojih učnih delavnic na temo vodenja menijo, da si razlogi sledijo: nevoščljivost, predvsem šefov (45 odstotkov), neurejene razmere na tem področju v podjetju (25 odstotkov), nemotiviranosti predlagateljev (20 odstotkov), ostalo 10 odstotkov.

Poglejmo povprečno pot ideje. Nosilec ideje jo najprej pove nekomu, komur zaupa, pri čemer ga je strah le tega, da bi se mu sodelavci smejali. Nato o predlogu obvesti nadrejenega vodjo. Ko ugotovi, da ta zanj nima časa, se lahko zgodi dvoje. Nekoliko manj samozavestni nosilec ideje ali predloga bo odnehal, bolj samozavesten pa bo poskuse nadaljeval, navadno na višji ravni. To je "obvoz" okoli svojega šefa.  Tu pa naredi prvo večjo napako. Vodilnemu poskuša dopovedati, da bi bilo dobro: "če bi…, bi to pripomoglo k lažjemu delu, večji učinkovitosti…". Vendar ti argumenti niso pravi, ker predlagatelj govori v svojem žargonu, vodilni pa največ o denarju in podobnem. Če pa predlagatelj vodilnemu očita, da mu je že zadnjič to omenjal, pa se ni nič zgodilo, lahko računa na neuspeh. V tej fazi moramo naslovnika zainterisirati za naš predlog, če želimo, da nam bo posvetil svojo pozornost.

Drugi razlog za neuspeh predloga je pomanjkanje obravnavanja interesov naslovnika, to je vodilnega v našem primeru. Predlagatelj navadno zaradi neznanja ali nepripravljenost na pogovor govori predvsem o zanj lažji temi, to je o svojih interesih. Ker pa večino ljudi zanimajo njihovi interesi, moramo premisliti o interesih naslovnika. To ni ravno lahko, z malo vaje pa bomo postali pravi mojstri in odstotek uspešnih predlogov se nam bo povečal.

Tretji razlog za neuspeh pa je obilica predlogov: Na direktorjevi mizi se do opoldneva nabere cela vrsta "dobrih predlogov". Poznate direktorja, ki bi znal rešiti recimo 30 problemov dnevno? Jih znate morda sami toliko rešiti? Večina bo samokritično priznala, da ne. Torej kaj lahko naredimo, da bi stvar dobila realne dimenzije? Ne bo šlo drugače kot, da storimo kak korak naprej, še preden predlagamo novo idejo. Preverimo, koliko dobička bi prinesel naš predlog, kje se da nabaviti določena stvar, če tako zahteva predlog; preverimo rok dobave, montažo, če gre za stroj in podobno. O teh izsledkih seznanite naslovnika, da mu olajšate odločitev.

Ukanimo tatove časa

Med razlogi za prekomerne izgube časa štejemo naslednje elemente poslovnega procesa; tako imenovane tatove časa: obiskovalci, sestanki, telefon, razgovori, papirji, nedisciplina, slaba komunikacija, preveč dela, branje, odlašanje, nedokončano delo, nezmožnost reči NE, nejasno postavljeni cilji, (ne)delegiranje nalog in podobno.

Da bi bolje izkoristili čas, moramo narediti študijo časa pri sebi. To je edini nain, da ugotovite vzroke za manjšo uspešnost, kot so vaši objektivni potenciali. Ko analiziramo posamezen razlog za izgubo časa, se moramo odločiti, kaj bomo z njim storili. Najprej pomislite, koliko sami prispevate k temu in se poskusite spremeniti, ne spreminjajte drugih, poskusite pa spremeniti njihovo vedenje.

Najbolj učinkovito je, da objavite svoje potrebe in strategijo do posameznega elementa. S klicatelji, ki vas najpogosteje kličejo, se boste dogovorili za najugodnejši čas klicanja. Primerno je, da sogovorniku povemo "Veselilo bi me, če me pokličeš. Bi ti ustrezalo ob devetih?" ali kaj podobnega. V treh tednih vas bo večina klicala takrat, ko vam ustreza, razen v nujnih primerih.

Podobno ravnajte z dolgovezneži ali neodločneži. Ljudje, ki niso dovolj samozavestni, ponavadi dolgovezijo. Povejte jim kaj želite in videli boste, kako se stvari uredijo na sprejemljivi ravni. Podobno velja za sodelavce, ki slabše komunicirajo. Usposabljajte jih, namesto, da nergate, kako česa ne znajo.