Izdano:
MAREC APRIL 1999

stran 53

Naloge je treba kritično SPREJEMATI

V poslovnem procesu sprejemamo naloge iz različnih strani - odvisno od organiziranosti podjetja in od položaja zaposlenega. Tako bodo vodilni ter zaposleni v trženju in razvoju podjetja nekoliko bolj odvisni od zunanjih dejavnikov, medtem, ko so nižji vodstveni kadri, ter zaposleni v tehnologiji in proizvodnji, bolj odvisni od notranjih dejavnikov.

Pri vsakodnevnem sprejemanju nalog obstaja veliko poenostavitev ki nam resno škodijo, in ni naključje, da marsikje delajo le za vodo in kruh, kot včasih slišim. Te poenostavitve izvirajo iz neobvladovanja področja dela, področja odgovornosti, in slabega obvladovanja komunikacije, ki nam ne omogoča kakovostnih dogovorov z okoljem (trgom, vodjo in podobno). Vse to pogosto opravičujemo s puhlico, da tako zahteva trg. Posledica je krizno stanje v podjetjih, vodilni postajajo panični, podrejeni delajo do onemoglosti.

Kaj lahko storimo?

Predvsem se je treba odločiti, ali bomo med tistimi, ki imajo dovolj časa tako za delovne naloge kot zase. Ni se vam treba sramovati dejstva, da imate čas, kar nikakor ne pomeni, da nimate dela! Sprejeti je treba dejstvo, da vsega pač ne morete storiti.

Vse preveč je ljudi, ki obravnavajo vse obveznosti enako. Obvezna posledica takega ravnanja je neuresničitev sprejetih obveznosti (ne le nalog) in temu primerna slaba vest, zagovori... Naloge so prednostne in tiste manj nujne.

Eden od pogojev za udobnejše življenje je, da si za razvrščanje obveznosti med prednostne in druge omislimo metodo, ki jo bomo uporabili, kadar imamo več kot dve nalogi. Najbolj znana je metoda ABC, ki sloni na Parettovem načelu, da 20 odstotkov nalog pomeni 80 odstotkov problemov in tudi priložnosti. Je zelo uporabna za naloge in obveznosti, ki so številčno opredeljive (njihove vrednosti soštevilčno predstavljive).

Druga taka znana metoda je tako imenovani Eisenhowerjev koš - za naloge, ki jih lahko opredelimo le po pomembnosti in nujnosti. Po tej metodi vse obveznosti razdelimo na pomembne, manj pomembne, nujne, še ne nujne. Tako dobimo štiri vrste nalog (obveznosti), ki ji bomo obravnavali različno. Precejšnjo pozornost bi kazalo namenjati pomembnim in nujnim nalogam, nekoliko manj pomembnim in manj nujnim, nujne in manj pomembne naloge pa bi kazalo oddati drugim (sodelavcem, zunanjim strokovnjakom). Varujmo se manj pomembnih in ne prav nujnih nalog. Njihova največja nevarnost je, da so "nekoristne", jih pa radi opravljamo in s tem zapravljamo dragocen čas. POZOR - te iščite med priljubljenimi nalogami.

Načela za boljšo organizacijo

1. Kdor zjutraj načrtuje osem minut, pridobi med delavnikom eno uro
2. Načrtujte pisno, ker se sicer večineobveznosti ne boste niti lotili, pa še analize "preteklosti" ne bo.
3. Določite prednosti.
4. Določite naloge drugim, če lahko in če je smiselno.
5. Načrtujte tudi zasebno življenje, ker je to sestavni del uspeha.
6. Ostanite dosledni, s tem urite sebe in doživljate uspehe. Oboje koristi uspehu in zdravju.

Kaj boste dosegli, če boste vse to upoštevali?

Brez pogleda v kavno usedlino, vam prerokujem zdravo, bogato in udobno življenje.