Tajnice

Avantum

Svetovanje, usposabljanje, inženiring s področja trženja, organizacije, kadrov

Avantum Tajnice:

"Usoda", ki nas naredi močne!

Tajnica je tisto bitje v tajništvu, ki največ posluša in najmanj govori! Je to zla usoda ali je to boniteta, ki je nima in ne zmore vsak. Na to "dilemo" si lahko odgovorimo, če pogledamo nekaj pravil o dobri komunikaciji. Večina ljudi bi bila nesrečna pod temi pogoji neenakopravnosti. Vendar se postavi vprašanje: Kaj je tisto, kaj je pomembno za nas?

Če je to stalno govorjenje, potem smo lahko na mestu tajnice hitro nezadovoljni, če ne celo nesrečni. Kaj pa če želimo biti učinkoviti, morda celo uspešni? Je še vedno pogoj velika količina našega govorjenja? Poglejmo nekaj splošnih načel dobre komunikacije z našega stališča:

Dobri govorci, so predvsem dobri poslušalci! Vsi svetovno znani govorci so bili predvsem dobri poslušalci. To je resnica iz več razlogov. Najprej človek, ki manj govori od sogovornika, ima priložnost slišati, kaj mu le ta govori. Ne tako redko sem prisoten pogovorom, ko vsaj eden od sogovorcev sploh ne izve, kaj je hotel oni drugi. Spomnimo se samo vprašanj tipa: "Pa kaj je sploh hotel ta človek?", ki jih praviloma slišimo po končanem pogovoru. Se vam ne zdi, da sta oba izgubljala čas?

Eden od razlogov za več poslušanja je v tem, da več izve od sogovorca in s tem je po razgovoru bogatejši od njega, saj je nabral več informacij in je za to močnejši. Najmanj kar je ta hip "profitiral" je, da sedaj bolje pozna sogovornika, če pa je bila kaka informacija vsebinsko bogata, pa je korist dokončna.

Pozitivna komunikacija je močnejša od negativne! To načelo je dobro preverjeno v praksi, in če recimo želimo izkoriščati to priložnost za uspešnost, bomo komunicirali manj, seveda pa pozitivno, kar pomeni, da bomo besede in dejanja pozitivno vrednotili, in v tem smislu vračali komunikacijo sogovorniku. Pozitivna komunikacija je predvsem način sprejemanja sogovornika, in šele potem pozitivne besede. Naj samo spomnim, da v praksi tudi sami vemo, da nas nekdo sprejema pozitivno, pa čeprav malo govori ali celo nič. Žal vemo tudi to, da nas ne sprejema, kar pa ne sme biti razlog, da "prešaltamo" na negativno komunikacijo, saj s tem izgubimo pobudo.

Razgovor vodi tisti, ki sprašuje! Večina ljudi v to ne verjame, da pa v to ne verjamejo prodajalci, je že poslovna katastrofa. Zaradi tega toliko ljudi, veliko govori. Kadar pa želijo dati še večji pomen svojim besedam, pa navadno začnejo še dvigovati glas ali pa celo vpiti. Pri tem navadno še uporabljajo stil pridige, kar dodatno "ponižuje" sogovorca. Kakšna zmota. Staro dobro pravilo za reševanje konfliktov, je ukrep, da preidemo na vprašalno tehniko. Torej, ko nekdo "skače" po nas, mu tega za božjo voljo ne vračajmo na njegov način, ampak ga preprosto in seveda kulturno povprašajmo po razlogu njegovega mnenja. Torej namesto, da vpijemo, sprašujmo! Preverite v prvi konfliktni situaciji, ki se vam bo morda zgodila že čez nekaj minut.

Aktivno poslušanje vzpodbuja sogovornika! Aktivno poslušanje je pravzaprav vedenje in manj govorjenje. Pomeni, da bomo s telesom pokazali sogovorniku, da ga pozorno poslušamo. To počnemo s prikimavanjem (ko se strinjamo), odkimavanjem (ko je to primerno), spremljamo ga s pogledom in drugimi primernimi gibi. Z besedami pa bomo predvsem preverjali, če prav razumemo, kar nam hoče sporočiti, kar bomo počeli tudi s kratkim povzemanjem tistega kar je že povedal. Navadno to počnemo nekako takole: "Če vas prav razumem menite, da ......... in želite, da .......?". Na ta način ne bomo izgubljali čas in še do pomote ne more priti, ker nas bo takoj popravi: "Ne tega pa jaz nisem .........". Zato bomo zelo redko ravnali napačno in nam to poveča učinkovitost.

Kadar pa že govorimo, govorimo konkretno in jasno! Vse prevečkrat govorimo v praksi precej nejasno, naj samo spomnim, ko govorimo, da imamo veliko dela. Mi lahko pojasnite, kaj pomeni imeti veliko dela. Včasih pohecam ljudi, ki mi tako razlagajo svoj problem, z vprašanjem ali jim dajejo preveč nalog, ali jih morda ne znajo opravljati, pa porabijo preveč časa, ali pa nadrejeni ne zna razporejati dela, morda pa je nadrejeni preprosto zloben in uživa v njihovi preobremenitvi. Večina vprašanih me pogleda kot, da sem padel z neba, mislim, da se jim kar zasmilim v svoji nevednosti.

Podobno je, ko od sodelavca(ke) zahtevamo, da nam nekaj naredi hitro (večkrat takoj), ko pa nam to prinesejo, si damo opravka z mnogimi aktivnostmi (telefon, morda pisanje nečesa, morda prekladanje papirjev) in ga pričakamo z besedami: "Kar govori, poslušam te.", pri tem pa seveda vestno delamo vse razen, da ga aktivno poslušamo (glej zgoraj). Naslednjič nam bo to naredil naslednji dan, saj smo si sami izmislili (in mu rekli), da se mudi, sedaj pa mu z vsem svojim bitjem dokazujemo, da imamo pomebnejše delo. Naš sogovorec se počuti izigran, ima občutek, da je bil naiven in vam je verjel. Spomnite se, kaj sami rečete sami sebi, ko izpadete naivni, večina si reče:"Nikdar več!". On tudi.

Zaključna ugotovitev bi se lahko glasila:

"USODA, DA MORAMO VEČ POSLUŠATI, KOT GOVORITI, NI TAKO SLABA, SAJ NAS NAREDI MOČNEJŠE, UČINKOVITEJŠE, USPEŠNEJŠE.

O tem in še več na temo komunikacija, bomo analizirali in razmišljali o primernih pristopih na enodnevni delavnici "SAMO S KOMUNIKACIJO LAHKO PRODATE SVOJE IDEJE". Vabljeni.